Online-Bewerbungen, aber richtig

Vor- und Nachteile der Online-Bewerbung

Online-Bewerbungen haben viele Vorteile. Sie sind mittlerweile sogar eine der häufigsten Methoden, um sich zu bewerben. Dies liegt einerseits an der deutlich effizienteren Bearbeitung seitens der Unternehmen, vor allem wenn es sich um große Konzerne mit einem entsprechend hohen Aufkommen an Bewerberpost handelt. Die Zusendungen lassen sich einfach und schnell in großen Mengen organisieren, aufbewahren, an andere Abteilungen weiterleiten und es entstehen keinerlei Aufwand und Kosten durch das Zurückschicken von Unterlagen an die Bewerber:innen. Die Anerkennung der Online-Bewerbung wächst daher mehr und mehr. Man könnte fast schon meinen, passé sind die Zeiten der klassischen Bewerbermappe. Auch der/die Bewerber:in profitiert von dieser Entwicklung hin zur elektronischen Einsendung. Für die Online-Bewerbung müssen eben keine Mappen und/oder Briefmarken gekauft werden. Das spart natürlich Kosten. Neben dem Vorteil, dass ein digitales Bewerbungsfoto beliebig oft verwendet werden kann, ist der elektronische Weg kürzer und oft trifft schneller eine Antwort ein als bei der postalischen Kommunikation. Folglich können auch mehr Bewerbungen verschickt werden, ohne dass dies ins Portemonnaie geht. Zudem hat der Bewerber und die Bewerberin die Möglichkeit, den aktuellen Status seiner Bewerbung auf der Website des Unternehmens zu überprüfen. Doch so praktisch Online-Bewerbungen sind, es verbergen sich darin auch Tücken. So können die Kandidaten:innen beispielsweise nicht mit hochwertigem Papier oder einer teuren Mappe punkten und das Interesse auf sich ziehen. Stattdessen wird bei allen Bewerbern ein höherer Wert auf die Qualifikationen, die Erfahrungen und bestimmte Alleinstellungsmerkmale sowie das Design der einzelnen Dokumente gelegt. Zusätzlich ermöglichen neue Technologien das Abscannen von Schlüsselwörtern, statt dass ein:e Recruiter:in sich die Zeit nimmt und sich jede Bewerbung einzeln ansieht. Dementsprechend wird ein auf diese Begriffe abgestimmtes Anschreiben immer wichtiger.  

Absender: Es empfiehlt sich die E-Mail-Adresse neutral und seriös zu halten, z. B. vorname.nachname@webseite.de. 

Empfänger: Häufig wird bei einer Stellenanzeige eine konkrete Kontaktadresse angegeben. Ist das der Fall, sollte diese direkt angeschrieben werden, nicht etwa der/die Geschäftsführer:in oder eine anonyme Adresse, wie info@unternehmen.de. Bei einer Initiativbewerbung ist es von Vorteil, eine namentlich bekannte Person anzuschreiben. So ist die Chance höher, dass die Mail nicht untergeht, sondern im Zweifelsfall intern an die richtige Stelle weitergeleitet wird. 

Betreff: Ein aussagekräftiger Betreff ist wichtig, damit die E-Mail im Posteingang nicht übersehen wird. Das Schlagwort „Bewerbung“ sollte vorkommen. Dazu die konkrete Bezeichnung der Stelle und gegebenenfalls die Referenznummer, das erleichtert die Zuordnung. 

Inhalt: Inhalt der E-Mail ist eine kurze Vorstellung Ihrerseits, was Sie von dem Unternehmen möchten und den Inhalt ihres Anhangs. Dieser sollte formell und höflich gehalten sein. Sie können auch an dieser Stelle erwähnen, wie Sie auf das Unternehmen aufmerksam geworden sind. Vermeiden Sie allerdings leere Floskeln. Dieser Teil ist nicht zur Überzeugung gedacht, sondern eher als Ankündigung. 

Signatur: Es empfiehlt sich, die persönlichen Kontaktdaten in einer Signaturzeile am Ende der E-Mail festzuhalten. Damit sieht Ihre E-Mail direkt professioneller aus. 

Anhänge: Der Anhang enthält alle geforderten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, sonstige Nachweise). Weisen Sie in der E-Mail auf die mitgesendeten Dateien im Anhang hin, damit nichts verloren geht und achten Sie auf eine ordentliche Beschriftung der Dokumente. Alle Dokumente sollten im Datei-Format PDF abgespeichert und auch so an das Unternehmen verschickt werden. Die Nutzung dieses Formats vermeidet Darstellungsprobleme auf anderen Betriebssystemen oder in anderen Programmversionen. Achten Sie auf gut lesbare und gescannte Dokumente, die Größe der Dateien in der Anlage sollte jedoch im Rahmen bleiben. Haben Sie sehr viele Dokumente, können Sie diese auch gerne clustern nach Themengebieten, wie Zeugnisse oder Auszeichnungen. Dies spart dem HR-Bereich enorm Zeit. 

Experten Tipps

1. Schicken Sie die E-Mail testweise an sich selbst. So können Sie sehen, wie sie beim Empfänger ankommt, wie sie formatiert ist und ob alle Anlagen mitgesendet wurden. Ist dieser Test bestanden, dann kann die Mail an die Empfängeradresse rausgeschickt werden.
2. Bitten Sie im Text freundlich um eine kurze Bestätigung über das Eintreffen der E-Mail durch den/die Empfängerin. Bei einer ausbleibenden Antwort ist nach ein bis zwei Wochen eine telefonische Anfrage möglich. 
3. Achten Sie in Ihrer Bewerbung immer auf die Schlüsselwörter, die verwendet wurden. Ein: Recruiter:in hat nur wenig Zeit und viele Bewerbungen abzuarbeiten, daher werden Texte meist zuerst nur überflogen, um die Bewerber:innen durchzusieben. 

Formelle Online-Bewerbung über die Website des Unternehmens

Wie schon erwähnt, möchten einige Unternehmen die Online-Bewerbung auf einer eigens dafür eingerichteten Website erhalten. Andere integrieren als Möglichkeit zur Kontaktaufnahme ein Formular unter einer inserierten Stellenanzeige. Auf dieser Bewerbungsseite befinden sich in jedem Fall einige Eingabefelder, in die persönliche Daten (u. a. vollständiger Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten) und Informationen über Schulbildung, Berufserfahrung usw. eingetragen werden. Dabei ist es wichtig, möglichst viele Einträge vorzunehmen, um nicht aufgrund unvollständiger Daten als Kandidat:in aus dem Bewerbungsprozess ausgeschlossen zu werden. Zudem untersuchen Unternehmen ihre Datenbanken anhand verschiedener Stichwörter und filtern so passende Bewerber sofort heraus. 

In einem Kommentarfeld besteht die Möglichkeit, individuelle Sätze zu formulieren. Hier ist Platz für das klassische Anschreiben. Ein kleiner Tipp: Um Schreibfehler zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Text schon einmal im Textverarbeitungsprogramm vorzubereiten. Das gibt Ihnen zusätzliche Sicherheit beim Verfassen. Teilweise verlangen Firmen statt dem üblichen Anschreiben, auch das Beantworten von eigenen Fragen. Diese sollen prüfen, ob Sie zu der Unternehmenskultur passen. Die Fragen können dabei ganz unterschiedlich sein. Manchmal gibt es eine Mindestanzahl an Worten und manchmal müssen Sie sich sehr kurz für die Beantwortung halten. Je nachdem wird sich erst später ihr Anschreiben angeschaut oder ist gar nicht vonnöten. Beim Ausfüllen der Felder ist darauf zu achten, nicht zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Manche Computersysteme der Unternehmen enthalten aus Sicherheitsgründen sogenannte Timeouts. Beim Absenden können dadurch wichtige Daten und Informationen verloren gehen.Es ist zu empfehlen, diese Chance zu nutzen, um wie in einem herkömmlichen Bewerbungsschreiben zusammenzufassen, warum Sie sich für diese Stelle bewerben, warum sie Ihnen als passend erscheint und warum sich das Unternehmen für Sie entscheiden sollte. Ein solches Anschreiben sollte individuell für jede Stelle und für jedes Unternehmen neu vorbereitet werden. Die Bewerbungen kommen einheitlich formatiert beim Unternehmen an, umso wichtiger sind daher der Inhalt und die Sprache des Anschreibens. 

Wird dieser Bewerbungsweg über die Homepage angeboten, sollte er auf jeden Fall genutzt werden. Denn unter Umständen berücksichtigen Unternehmen ganz bewusst keine Bewerbungen, die auf anderen Wegen eintreffen, egal ob per Post oder E-Mail. Oftmals haben Firmen auch eigene Bewerberpools, in die Sie aufgenommen werden, auch wenn Sie die Stelle nicht bekommen sollten. Es kann nämlich sein, dass Sie trotzdem auffallen, aber für eine andere Stelle eher geeignet sind.

Bewerbungswebsite für die Online-Bewerbung

Eine dritte Möglichkeit, sich online zu bewerben, besteht darin, eine eigene Bewerbungswebsite zu erstellen, auf der Sie alle erforderlichen Informationen zu Ihrem Lebenslauf, Ihrer Berufserfahrung, Ihren Fähigkeiten, Fotos, Arbeitsproben usw. zusammenstellen können. Unternehmen werden in der Regel in einer kurzen E-Mail auf die Adresse der Website hingewiesen, auf der sie sich ausführlich über den Bewerber informieren können. Das Betrachten und Durchlesen der Website bedeutet jedoch zusätzliche Arbeitsschritte und mehr Aufwand für den Personalverantwortlichen. Eine Ausnahme bilden Bewerbungen für kreative Berufe, z. B. als Designer oder Layouter. Dann ist eine Website der ideale Ort, um Arbeitsproben zu präsentieren und sich von der Konkurrenz abzuheben. Sie sollte jedoch immer zusätzlich zur „normalen” Bewerbung angesehen werden, um den Arbeitsaufwand für den Personalverantwortlichen so gering wie möglich zu halten.

Online-Bewerberprofil

Machen Sie sich mit Ihrer neuen Umgebung vertraut. Wo sind die Toiletten? Wo gibt es Kaffee und Wasser? Was können Sie in Ihrer Pause unternehmen? Wo können Sie etwas zu essen bekommen? Am besten fragen Sie einen neuen Kollegen, ob er Ihnen alles zeigen kann. Das ist auch eine gute Möglichkeit, um gleich erste Kontakte zu knüpfen. In Ratgebern für den Berufseinstieg wird oft betont, wie kleine Orientierungsschritte Ihnen helfen, sich schneller zurechtzufinden. Für einen optimalen Start im neuen Unternehmen ist es besser, aktiv statt passiv zu sein! Das gilt für die Vorstellung ebenso wie für Ihr allgemeines Verhalten. Zu Beginn des neuen Jobs werden Sie wahrscheinlich einmal in einer großen Gruppe vorgestellt, aber es ist besser, wenn Sie Ihre Kollegen auch persönlich begrüßen. Erwähnen Sie in diesen kurzen Gesprächen Ihren Namen, was Sie bisher gemacht haben und sagen Sie ein paar Worte über sich persönlich. So weiß Ihr Gegenüber sofort Bescheid und einem guten Start in Ihren neuen Job steht nichts mehr im Wege! Versuchen Sie auch, sich die Namen Ihrer neuen Kollegen von Anfang an so gut wie möglich zu merken. Nichts ist peinlicher, als jemanden immer wieder nach seinem Namen fragen zu müssen, was den Start in Ihren neuen Job beeinträchtigen kann. Wenn Sie außerdem betonen, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen, hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck. Sie können während dieser Vorstellungsrunde auch gerne ein paar Fragen stellen und etwas genauer hinschauen. Denn nur wer genau hinschaut, kann sich mit den neuen Gegebenheiten vertraut machen! So werden Ihnen beispielsweise die Hierarchien im Unternehmen viel transparenter. Untersuchungen haben gezeigt, dass neue Mitarbeiter bessere Leistungen erbringen, wenn sie mehr Fragen stellen. Außerdem sehen Ihre neuen Kollegen sofort, dass Sie ernsthaft an Ihrem neuen Job und den damit verbundenen Tätigkeiten interessiert sind. Fragen Sie also ruhig, um einen besseren Start in den neuen Job zu haben.

Du bist in deinem neuen Job nicht allein!

Suchen Sie sich eine Bezugsperson, die Ihnen in der ersten Zeit zur Seite steht. Das kann jemand sein, der genauso neu ist wie Sie und sich durch den Kontakt mit Ihnen weniger ängstlich oder nervös fühlt. Oder vielleicht gibt es jemanden in Ihrer Abteilung, der sich um Sie „kümmert”. Oder Sie kennen einige Ihrer neuen Kollegen bereits aus Ihrem privaten Umfeld. Je mehr Kontakt Sie vom ersten Tag an suchen, desto leichter wird es Ihnen fallen, sich in Ihrem neuen Unternehmen einzuleben. Viele Experten, die Ratschläge für den Start in einen neuen Job geben, empfehlen, sich frühzeitig einen „Buddy” zu suchen – das macht alles einfacher.

Online-Bewerberprofil 

Der Trend bei Online-Bewerbungen geht zunehmend dahin, dass zusätzlich zur klassischen Bewerbung oder zur Online-Bewerbung ein Online-Profil in sozialen Medien erstellt und in den Bewerbungsprozess einbezogen wird. Dazu gehören in erster Linie die bekannten Plattformen Xing und LinkedIn. Der Arbeitgeber kann dann Kontakt zum jeweiligen Kandidaten aufnehmen. Solche Online-Bewerbungsprofile werden immer attraktiver, wenn Unternehmen nach potenziellen Mitarbeitern mit geeigneten Qualifikationen suchen. Diese Methode wird mittlerweile von 22,11 % genutzt und hat damit definitiv Zukunftspotenzial. Darüber hinaus haben Online-Assessment-Plattformen es möglich gemacht, eine Bewerbung mit praktisch einem Klick über die sogenannte Schnellbewerbung zu versenden. Dabei werden dem Unternehmen die Daten aus dem Profil des Bewerbers zugesandt. Daher pflegen Sie auch Ihre Profile, schließlich suchen Personalvermittler mittlerweile aktiv nach Bewerbern und schreiben diese auch gerne über soziale Medien an. Welche Erfahrungen haben Sie mit dem digitalen Bewerbungsprozess gemacht? Schreiben Sie lieber E-Mails oder bewerben Sie sich gerne über Online-Portale?

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